Contrato assinado significa problema resolvido? O que observar depois da assinatura
A negociação terminou. As cláusulas foram definidas. As partes assinaram.
A sensação natural é de que o assunto contratual está encerrado. Só que a relação entre as empresas está começando.
Um contrato estabelece direitos, obrigações, prazos, responsabilidades e condições para uma relação que poderá durar meses ou anos. Durante esse período, a realidade da operação pode mudar. E por isso que a gestão de contratos merece atenção depois da assinatura.
O contrato precisa conversar com o que acontece na prática
Imagine que duas empresas estabeleçam determinada forma de prestação de serviço.´Alguns meses depois, o volume aumenta. Novos serviços começam a ser executados, os responsáveis pela operação mudam, prazos são flexibilizados e condições comerciais são negociadas informalmente.
A relação real começa a ganhar características diferentes daquelas existentes no momento da assinatura.
O contrato ainda representa adequadamente o relacionamento entre as partes? As novas condições foram formalizadas? Existem obrigações sendo assumidas que não estavam previstas inicialmente?
Quanto maior a distância entre o documento e a realidade, maior pode ser a dificuldade de interpretar posteriormente aquilo que efetivamente foi combinado.
Mudanças relevantes merecem formalização
Nem toda mudança operacional exige a elaboração de um novo contrato. Algumas alterações podem ser formalizadas por meio de aditivos ou outros instrumentos adequados à relação existente.
O importante é evitar que mudanças relevantes permaneçam exclusivamente em conversas, mensagens dispersas ou acordos informais. Entre os pontos que normalmente merecem atenção estão alterações em valores, prazos, escopo, responsabilidades, condições de pagamento, formas de entrega e critérios para encerramento da relação.
A necessidade de formalização e o instrumento apropriado dependem, naturalmente, de cada contrato e das circunstâncias envolvidas.
O contrato também organiza riscos
Um contrato empresarial possui uma função importante na distribuição de responsabilidades entre as partes.
O Código Civil prevê, para contratos civis e empresariais, a possibilidade de definição de parâmetros objetivos de interpretação e estabelece que a alocação de riscos definida pelas partes deve ser respeitada, observadas as regras aplicáveis a cada relação.
Isso ajuda a entender por que cláusulas sobre responsabilidades merecem atenção especial.
Quem responde por determinada obrigação? O que acontece diante de atraso? Existem limites ou condições específicas? Como determinadas situações excepcionais serão tratadas?
Quanto mais relevante for a relação para a operação da empresa, maior tende a ser a importância de compreender esses pontos.
Atenção aos prazos
Contratos podem estabelecer datas para renovação, reajuste, manifestação sobre continuidade, apresentação de documentos e cumprimento de determinadas obrigações. Perder um prazo contratual pode produzir consequências que poderiam ter sido previstas com um acompanhamento adequado. Por isso, empresas que possuem grande volume de contratos costumam precisar de alguma forma de controle dessas informações.
O método pode variar conforme o tamanho e a complexidade da organização. O ponto central é saber quais obrigações precisam ser cumpridas e quando.
E-mails e mensagens também precisam ser observados
Boa parte das relações empresariais acontece hoje em canais digitais. Negociações posteriores à assinatura podem ocorrer por e-mail, aplicativos de mensagens ou sistemas internos.
Isso exige cuidado.
Uma conversa cotidiana pode registrar mudanças de condições, concordâncias, solicitações e decisões relevantes para a interpretação futura da relação. Por isso, a gestão contratual também passa pela organização das comunicações relacionadas ao negócio.
Quando vale revisar um contrato que já está em andamento?
Alguns acontecimentos podem justificar uma nova análise. Mudanças importantes na operação, alterações relevantes no escopo contratado, renegociação financeira, novos riscos identificados, conflitos recorrentes sobre determinada cláusula ou mudanças legais relacionadas à atividade são exemplos.
Também pode fazer sentido revisar contratos estratégicos periodicamente, especialmente quando possuem longa duração.
A intenção é verificar se aquilo que foi pactuado continua compatível com a realidade.
A execução também faz parte do contrato
O Código Civil determina que os contratantes observem probidade e boa-fé tanto na conclusão quanto na execução do contrato. Essa referência é importante porque ajuda a retirar o contrato da gaveta.
O documento assinado registra uma relação jurídica. A forma como essa relação se desenvolve depois também importa. Por isso, empresas podem se beneficiar de uma visão que acompanhe negociação, formalização, execução, eventuais alterações e encerramento de seus contratos.
Assinar é uma etapa importante. Administrar aquilo que foi assinado é a etapa seguinte.
Aviso editorial: Este conteúdo possui caráter exclusivamente informativo e não substitui a análise jurídica individual de situações específicas.